Julkaistu 11.9.2019
Tarjouspyyntöjä rekrytointi- ja perehdytysoppaaseen

Rekrytointi- ja perehdytysoppaan hankinta on nyt käynnissä. Tarjouksia voi jättää 25.9.2019 saakka.

 

Tarjouspyyntö perehdytys- ja rekrytointioppaan toteuttamiseen

Hankintayksikkö ja yhteystiedot
Kouvola Innovation Oy / Rekrystä toimeen –hanke
Y-tunnus 2221859-6
Paraatikenttä 4
45100 Kouvola
020 615 2710

Yhteyshenkilö: Taru Mikkonen
Sähköposti: taru.mikkonen@kinno.fi

Rekrystä toimeen –hankkeen yhtenä tavoitteena on kehittää Kouvolan ja Iitin työnantajien rekrytointi- ja perehdytystaitoja.

Hankinnan perustiedot

Pyydämme tarjoustanne työnantajille suunnatun perehdytys- ja rekrytointioppaan toteuttamisesta Kouvolan ja Iitin työnantajille. Opas on suunnattu erityisesti pk-yrityksille, joissa rekrytointiin ja perehdytykseen ei ole valmiita prosesseja mutta joissa on rekrytointitarpeita.
Oppaan rekrytointi-osuuden tärkein tehtävä on avata rekrytointia prosessina ja siinä tulee huomioida erityisesti paikallinen näkökulma – mitä tukea ja apua on tarjolla nimenomaan Kouvolassa ja Iitissä.
Oppaan perehdytysosion sisältö on suunnattu alle 30-vuotiaille työuraansa aloittaville henkilöille, joille työelämän pelisäännöt ja tavat toimia eivät ole vielä tuttuja tai kokemusta on vain vähän.

Hankinnan kuvaus:

Oppaan toteutukseen liittyy vähintään kolme työpajaa, joiden koolle kutsumisesta, tilan varauksesta, tilavuokrasta ja kahvitarjoiluista vastaa Rekrystä toimeen –hanke. Tarjoaja vastaa työpajojen vetämisestä, niihin liittyvistä valmisteluista, mahdollisesta alustuspuheenvuorosta ja –puhujasta, muusta sisällöstä ja tulosten yhteenvedosta.

Työpajojen osallistujat ovat muun muassa työnantajia, TE-toimiston ja kaupungin edustajia, työllistämisen parissa toimivia tahoja, HR-asiantuntijoita, muita sidosryhmiä ja nuoria. Työpajojen osallistujat jaetaan esimerkiksi seuraavasti: 1. työpajassa työnantajat ja työelämän asiantuntijat, 2. työpajassa nuoret, 3. työpajassa kaikki edellä mainitut tahot yhdessä. Hanke huolehtii osallistujien kutsumisen.

Yhden työpajan kesto on noin 3 tuntia. Työpajojen ajankohdat määritellään yhdessä tilaajan kanssa ja ajankohdat voivat olla myös ilta-aikoja. Työpajojen tehtävänä on kerätä aineistoa opasta varten.

Oppaan sisältö perustuu työpajoissa kerättyihin materiaaleihin ja keskusteluihin. Myös muun materiaalin käyttö on sallittu.

Hankinnan lopputuloksena on konkreettinen, selkeä, helppo ja tiivis opas työnantajille kuvastamaan rekrytointiprosessin toteutusta ja auttamaan erityisesti työelämäänsä aloittavien nuorten perehdytyksessä.
Opas on painovalmis, sähköinen versio. Tilaaja vastaa mahdollisista painokustannuksista.

Hankinnan aikataulu: työpajat pidetään lokakuun lopussa/marraskuun alussa, yhteenveto ja luonnos on laitettava tilaajalle kommentoitavaksi 13.12.2019 mennessä, painovalmis opas helmikuun 2020 alussa.

Ennakoitu hintahaarukka:

Hankinnan ennakoitu kustannusarvio kokonaisuudessaan painovalmiiksi oppaaksi saakka on 15 000- 20 000 euroa (alv. 0%), sisältäen kaikki yllä mainitut kustannukset. 

Hankintamenettely:

Kyseessä on kansalliset kynnysarvot alittava hankinta (pienhankinta), johon ei sovelleta hankintalakia. Hankintamenettelynä on avoin menettely. Tarjouspyyntö on julkaistu hankkeen verkkosivuilla www.duunistatoimeen.fi/ajankohtaista ja Kinnon verkkosivuilla www.kinno.fi. Pyydämme kaikkia kiinnostuneita toimittajia jättämään tarjouksen tämän tarjouspyynnön mukaisesti.

Osatarjouksia ei hyväksytä. Alihankkijoiden käyttäminen on sallittua, alihankkijat on nimettävä tarjouksessa.

Tarjouksen voimassaoloaika:

Tarjouksen on oltava voimassa 30.10.2019 saakka.

Soveltuvuusvaatimukset

Tarjoaja sitoutuu täyttämään Tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet.
Tarjoajan tulee täyttää seuraavat kelpoisuusvaatimukset:
Tarjoajan tulee olla kaupparekisteriin merkitty, mikäli lainsäädäntö niin edellyttää.
Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin.
Tarjoajan tulee kuulua arvonlisävero- ja työnantajarekisteriin, mikäli lainsäädäntö niin edellyttää.
Tarjoajan on täytynyt suorittaa kaikki veronsa ja lakisääteiset sosiaaliturvamaksunsa.
Edellytämme, että tarjoajalla on tekniset, taloudelliset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseen.
Tarjoaja tai sen johtoon kuuluva ei saa olla tuomittu rikosrekisterissä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla hankintalaissa luetelluista rikoksista (hankintalaki 80 §).
Tarjoajan tulee noudattaa vähimmäisvaatimuksia palkka-, työaika- ja muiden ehtojen osalta, joita Suomen lain ja työehtosopimuksen mukaan on noudatettava tarjouksen piirissä olevassa työssä.
Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava pyynnöstä ja siinä esitetyssä määräajassa suomenkieliset vastaavat tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella tai vastaavalla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksyttävällä tavalla.
Tarjouskilpailun alustavalta voittajalta tarkistetaan Tilaajavastuulain edellyttämät asiakirjat. Jos tarjoaja kuuluu tilaajavastuu.fi – Luotettava kumppani -palveluun, voittajan tulee toimittaa Luotettava kumppani –raportti hankintayksikölle. Muussa tapauksessa tarjouskilpailun voittajan tulee toimittaa kelpoisuutta todentavat asiakirjat. Pyydetyt todistukset eivät saa olla 3 kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä lukien.

Kouvola Innovation Oy pyytää edellä mainitut selvitykset tarvittaessa ennen hankintapäätöksen tekemistä.

Hankinnan kohteen kriteerit

Hankintapäätös tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella, maksimipistemäärä on 100 pistettä. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavilla arviointikriteereillä:

Kokemus, osaaminen, referenssit (60 pistettä)

Tarjoajalta edellytetään:

  • Riittävää osaamista ja kokemusta työpajojen vetämisestä ja organisoinnista. Odotamme, että tarjoaja tuo tarjouksessa näihin tavoitteisiin ja aihealueeseen liittyvän kokemuksen ja osaamisen esille referenssiluettelolla sekä kuvaamalla hankinnan toteuttavan/toteuttavien henkilöiden osaamisen aihealueeseen liittyen. (30 pistettä)
  • Sujuvaa tekstintuottamista ja visuaalista silmää valmiin oppaan tuottamiseksi. Työnäytteitä toteutetuista töistä. (30 pistettä)

Työsuunnitelma (20 pistettä)

Tarjoajalta edellytetään:

  • Tarjouksen tulee sisältää selkeästi esitetty ja eritelty suunnitelma toimeksiannon toteuttamisesta. Esimerkiksi koko prosessin aikataulutus (10 pistettä) ja työpajojen ohjelmarunko ja metodit (10 pistettä). Työpajojen toteuttaja/toteuttajat tulee nimetä. Odotamme että tarjoajalla on vahva näkemys siitä, miten työ kannattaisi käytännössä toteuttaa ja tämä tulisi tuoda työsuunnitelmassa esille.

Kokonaishinta, joka kattaa kaikki hankinnasta aiheutuvat kulut (20 pistettä)

Halvin tarjous saa 20 pistettä. Muut tarjoukset suhteutetaan halvimpaan tarjoukseen kaavalla halvin kokonaishinta x enimmäispistemäärä/ vertailtava kokonaishinta. Lisäksi halutaan lyhyt selvitys siitä, miten kokonaishinta muodostuu.

Lisätiedot

Työ käynnistetään Kouvolassa pidettävällä aloituskokouksella, jossa käydään tarkemmin läpi työn sisältö, aikataulu ja toteutus. Hankinnan toteutusaikataulusta sovitaan tarkemmin hankintasopimuksen yhteydessä. Tilaajan kanssa toteutetaan 5-6 palaveria, yhteistyön laadusta riippuen.

Laskutus

Laskut tulee lähettää ensisijaisesti verkkolaskuina. Laskutus tehdään hankintasopimuksen yhteydessä. Mikäli teillä ei ole mahdollisuutta lähettää verkkolaskua omasta laskutusjärjestelmästä, voitte käyttää maksutonta toimittajaportaalia. Toimittajaportaalin kautta on mahdollista tehdä ja toimittaa laskuja sähköisessä muodossa ja välttää paperisesta laskutuksesta aiheutuvat toimituskulut. Rekisteröityäksenne toimittajaportaaliin ottakaa yhteyttä Sarastian asiakaspalveluun: https://www.sarastia.fi/ohjeet-laskuttajalle/

Maksuehto ja hinta: 21 pvä netto alv 0 %.
Kokonaishinta sisältää kaikki kustannukset. Mitään laskutus- tai pientoimituslisiä ei hyväksytä.

Sopimusehdot
Kilpailutetusta pienhankinnasta laaditaan kynnysarvon alittava hankintapäätös. Hankinnassa noudatetaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 Palvelut).

Hankintayksikkö sulkee tarjouskilpailusta pois tarjoajan, joka ei täytä tarjouspyynnössä esitettyä soveltuvuutta koskevia vaatimuksia. Tarjous hylätään, jos se ei vastaa tarjouspyyntöä. Tilaajalla on oikeus perustelluista syystä hylätä kaikki tarjoukset.

Tarjousasiakirjojen julkisuus:

Tarjous (liitteineen) on pääsääntöisesti julkinen viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuden sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, liikesalaisuus on yksilöitävä ja selvästi merkittävä luottamukselliseksi. Hankintayksikkö päättää tapauskohtaisesti, ovatko tarjoajan liikesalaisuuksiksi merkitsemät tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. Hankintapäätös tule julkiseksi kaikille, kun se on allekirjoitettu.

Lisätietokysymykset:

Lisätietokysymykset on lähetettävä keskiviikkoon 18.9.2019 kello 14.00 mennessä osoitteeseen taru.mikkonen@kinno.fi. Vastaukset kysymyksiin ovat luettavissa osoitteessa www.duunistatoimeen.fi/ajankohtaista. Tarjoajan tulee huomioida vastaukset tarjousta tehdessä. Ainoastaan kirjallisesti annetut vastaukset ovat tilaajaa sitovia.

Tarjousten vastaanottamisen määräaika: Kirjallinen tarjous on jätettävä keskiviikkoon 25.9.2019 kello 23.59 mennessä sähköpostitse osoitteeseen taru.mikkonen@kinno.fi. Sähköpostin aiheeksi on merkittävä TARJOUS/Rekrytointi ja perehdytys-opas.

Tarjouksen mukana toimitettavat liitteet

  • Työsuunnitelma sisältäen hintaerittelyt
  • Referenssiluettelo
  • Työnäytteet teksti ja visuaalisuus

Tilaajavastuulain mukaiset asiakirjat pyydetään tarjouskilpailun päätyttyä voittajalta

Yhteystiedot:

Taru Mikkonen
taru.mikkonen@kinno.fi
020 615 5484
Kouvola Innovation Oy